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【必读】真正拉开人生差距的,是你利用时间的方式
新闻类别: 行业动态 浏览量:124

时间的供应是没有伸缩性的。不管需求有多么强烈,时间的供应就是这么多。它没法用价格来进行调节,也没法为它来绘制边际效用曲线。另外,时日稍纵即逝,根本无法储存,昨天的时间已是一去不复返了。所以,时间才是最最短缺的东西。


时间失掉以后是完全无法补偿的。在一定的范围内,我们可以用一种资源来替代另一种资源,比如,用铜来替代铝,用资金来替代劳力。我们可以使用更多的智力,也可以使用更多的体力。但是没有任何东西可以替代已经失去的时间。人却往往最不善于管理自己的时间。


近一个世纪来,我们已经懂得一个人要先做好时间使用的记录,接着才能了解自己的时间是怎么使用的,最后才有可能管理好自己的时间。



1、记录实际使用时间的情况


要使工作卓有成效,第一步就是要将实际使用时间的情况记录下来。


关于记录时间的具体办法,我们不在此讨论了。有些管理者可能自己做记录。其他诸如董事长之类的也许只是关照一声,记录的事情就出秘书代劳了。最关键的是要把时间记录下来,而且必须真实。必须要把事情发生的确切时间记录下来,干万不可事后凭记忆再来追记。


许多卓有成效的管理者都保持着做这种记录的习惯,并对这些记录每月定期进行检查。卓有成效的管理者至少每年两次、每次 3-4 个星期要亲自来做自己的工作记录。每次亲自做过记录之后,管理者就有必要重新考虑并修订他们的时间安排。但不到六个月,他们肯定会发现自己又有所偏离,常常会在一些无关紧要的琐事上浪费时间。这是一种练习,只有通过反复练习才能学会有效地使用自己的时间,也只有反复不断地作出努力来管好自己的时间,才能避免上述这种偏离现象。



2、对时间进行有序的管理


为了对时间进行有序的管理,需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的,并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。要做到这一点,这里有些诊断性的问题,可以问一问自己。


首先必须发现并排除那些根本不需要去做的事情和那些纯粹浪费时间而又不产生效果的事情。为此,需要对记录上的所有活动进行仔细地审察:「如果根本不做这件事,将会怎么样?」假如审察下来的结果是「没有关系」的话,那么结论很明白:以后就不要再做这件事了,令人难以理解的是竟有这么多大忙人成天不停地忙着那些他们觉得难以割舍的事,比如没完没了的演说和宴会,请他们当各种委员会及董事会的成员,所有这一切都会让这些大忙人花去很大一部分时间。虽然他们本人往往也并不喜欢这些活动,也无法真正去履行这些职责,但他们还是不得不年复一年地去参加这些活动。其实,只要学会说个「不」字,问题就解决了。参加这种活动对本人所在的机构、对本人以及对举办这些活动的组织来说,都不会有什么好处。


下一个问题便是:「记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果的?」那些常常需要出席宴会的董事长还发现,另外约有三分之一的正式宴会只要有公司的高级管理人员到场即可,并非每次都要他亲自去参加不可。因为主办单位只是希望把公司的名字列在客人的名单上。


好几年来人们都在议论一种管理上的「授权委托」。不管是企业,还是政府机关、大学或部队,这些机构里的每位管理者都被告知要当一名合格的「授权委托人」。其实,在一些大单位中,大多数管理者自己就在不断鼓吹这一做法。我不知道这种做法到底有什么好处,鼓吹这种做法没人要听是在情理之中的,就是按他们的说法,这种委托论也显得毫无意义。假如这种委托的意思是别人应该「帮我」做部分工作的话,那就不对头了。我们领工资是因为我们做了自己的那份工作。按他们的说法,最懒惰的管理者岂不成了最佳管理者了?其实,这种论调不仅是荒唐的,而且是违反道德的。


把那些别人可以做的事情交付出去,这样管理者也就不用再去「委托」他人,自己又可集中精力做好该做的工作,于是便可大大地提高自己的工作效率。


还有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,这项因素是:管理者在浪费别人的时间。


这种毛病的症状并不明显,但是我们有个简单的办法可以诊断出这个毛病。那就是问问你的下属。卓有成效的管理者早已学会用策略的、但却毫不掩饰的语气来询问:「我常做哪些浪费你们时间而又不产生效果的事情?」问这样的问题,问得对方敢说真心话,才是有效管理者的特色。


许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间,然而他们不敢面对这个问题。


每位美国总统刚上台时,他总会接受很多的邀请。但不久他就会发现,他还有很多其他事情要做,而像雪片似地飞来的众多邀请绝大多数并不能帮他提高工作效率。于是他就开始谢绝邀请,以至于最后使外界觉得他不太容易接近。少则几个星期多则几个月,报纸和电台便开始报道说:「总统与外界正在失去联系。」于是他就会进行必要的调整,他会在被人剥夺工作效率与利用公开场合开展工作之间寻求一种较为合适的折中办法。


其实管理者若将他们的活动砍得太多了也并不会有什么风险。我们通常总是容易过高地估计(而不是低估)自己的重要性,总认为许多事请只有由自己来干才行。就是非常有成效的管理者也会做许多不必要的、不产生任何效果的事情。



3、砍掉浪费时间的活动


以上三个诊断性的问题旨在说明管理者自己能控制那些耗费时间又不产生效果的活动。每位知识工作者、每位管理者都该用以上三个问题来检查一下自己。但是,经理也要关心因管理不善或机构有缺陷而产生的时间流失现象。管理不善不但会浪费大家的时间,特别会浪费经理自己的时间。


首先必须找出那些因缺乏制度或远见卓识而产生的种种浪费时间现象。这些现象有一个共同的症状,那就是会反复出现「危急现象」,比如每年都会发生的危机。这种危急现象如果发生了第二次,那就决不能让它再发生第三次。


每年出现的库存危急现象就是个例子。现在用上了电脑,于是我们就可以比过去更加容易地去对付这一危机了,但是费用也比以往任何时候都高了,这么看来我们还很难说已经取得了很大改进。


机构臃肿、人浮于事也是产生浪费时间的原因。


我读一年级时,算术入门课上问道:「两个挖沟工人 2 天挖成一条水沟,如果此沟由四个人来挖,需要多久才能挖完?」对一年级的学生来说,正确答案当然是「一天」。如果联系管理者的工作上,那么正确答案也许就是「4 天」,甚至可能是「没完没了」。也可能是因为任务繁重,力量不够。在这种情况下任务也许可以完成,但工作会有所损失。不过,这并非是一条规律。在通常情况下,总是人多了一点,因此缺乏工作效率。他们总要花越来越多的时间来协调人员之间的相互关系,而这些时间本来是应该花在工作上的。


有一个鉴别人浮于事的可靠标准。如果高级管理人员(特别是经理)不得不将他工作时间的十分之一花在处理「人际关系」上,花在处理内部的不和与磨擦上,花在处理内部的权限之争以及相互合作等问题上,那么这支队伍肯定是人浮于事了。人多了反而会互相妨碍工作,反而会成为实现绩效的障碍。在精干的机构里,人们都有充分的活动余地,不大会发生碰撞与冲突,也不需要到处去做解释才能把工作进行下去。


另一个常见的浪费时间的原因是机构功能不健全,其主要症状就是会议过多。


从定义上说,不断开会就是承认机构有缺陷。因为不开会的话,人们就可以把时间花在工作上,人们没法同时干两件事。每次会议必然会产生一大堆小型的后续会议——包括正式的和非正式的,不管是哪类会议,开起来总要好几个小时。因此,会议必须要有明确的目的。没有目的的会议,开起来令人讨厌,而且害处也很大。


更重要的是,我们只能偶尔采用一下开会的办法,决不能将它当成一条规则。倘若一个机构里的人一天到晚都在开会,那就没人干工作了。不管是什么机构,只要时间记录显示会议开得过多,它必然是个消费时间的、功能不健全的机构。


不过也有例外,有些特殊的组织就是为开会而成立的,诸如杜邦公司和新泽西美孚石油公司这样的大公司的董事会。


最后一个浪费时间的原因是信息功能不健全。



4、统一安排可以自由支配的时间


假如大家对自己的时间使用情况作了详细的记录,对记录进行了分析,并在此基础上努力地去管理好自己的时间,那么他对自己有多少时间可以用来做重要的工作,心中是有数的。然而,他到底有多少自己可以支配的、可用于做重要工作的、能为本单位真正作出贡献的时间?


卓有成效的管理者明白:必须用好自己可以支配的时间。他知道自己需要的是整块的时间,零零碎碎的时间是派不上用场的。如果能把零星时间合并成大块时间,就是只有四分之一个工作日,也可以完成一件重要的事情,假如这些时间都是零打碎敲的,这里 15 分钟、那里半小时,就是有四分之三个工作日,也干不成什么事情。


所以,管理好时间的最后一条措施就是如何把记录和分析所显示的、通常是属于管理者自己可以支配的时间集中起来。


这样做的办法还不少。比如高层人员通常每周可以在家里办一天公,编辑和科研人员通常就是采用这种办法来集中时间的。


还有些人每周专门拨出两天时间(如星期一、星期五)从事日常工作(诸如会议、检查、研究问题等等),而将其余几天的上午都留出来处理重要事务。


另一种采用得较为广泛的办法是每天上午在家里安排出一段时间来。


在卡尔松教授的研究报告中,曾经提到过一位极有工作效率的管理者,他每天上班前总要在自己的书房里工作一个半小时,期间不接任何电话。由于还要按时上班,这一做法意味着每天必须一清早就得起来工作。不过这种处理重要事情的办法显然要比「把工作带回家去,吃过晚饭后再干几小时」的做法更加可取,因为到那么晚时,大多数管理者早已精疲力竭,要想干好工作也很困难。再说,对中年人或者年纪较大者来说,每天早点起床晚上早点休息或许会更好一些。喜欢把工作带回家来开夜车的人这么多,这里恰恰有一个很糟糕的情况:既然可以开夜车,白天何必要工作得那么紧张呢?于是白天的时间往往就管理不好了。


一切卓有成效的管理者都懂得:对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录,定期对这些记录进行分析,还必须根据自己可以支配的时间的多少,给一些重要的活动定下必须完成的期限。


我所了解的一位工作效率极高的人,他身边总带着两张单子——一张是关于紧急事情的单子,另一张上记录必须要做的、但却不是特别重要的事。每件事后都注有必须完成的期限。当他发现期限越来越近时,他就知道自己可以支配的时间越来越少了。


时间是最紧缺的资源,若不将时间管理好,要想管理好其他别的事情那只是空谈。另外,分析自己的时间安排是可取的,它也是系统地分析自己的工作、鉴别出哪些才是最重要的活动的一种方法。


「认识你自己」这句充满智慧的古训对现代的凡人来说实在是太难理解了。不过,如果你希望自己的工作卓有成效、能为别人作出贡献的话,那你还是可以遵照「掌握自己的时间」这一条去做的。



文章来源:博雅管理同修营